Début réception de candidatures :  21 mars

Deadline réception des candidatures : 20 avril

Début d’engagement : 1 juin

Lieu de travail principal : Rue Brogniez 44, 1070 Anderlecht

L’Eglise Protestante Unie de Belgique recherche un(e) Secrétaire bilingue administratif en soutien aux deux secrétaires présents.

Situation de la fonction au sein de l’organigramme

Vous travaillez au sein d’une équipe constituée de trois personnes :

• Secrétaire du président
• Secrétaire première ligne – Traducteur(-trice) FR-NL-ALL
• Secrétaire administratif

 

Mission principale

Le ou la secrétaire a un rôle de soutien administratif, classement et de gestion des données.

Il/elle s’adapte à de nombreuses tâches très variées et est très polyvalent(e).

 

 Activités principales

• Assurer un soutien au fonctionnement général du secrétariat
  • Encodage et suivi de la Database (plateforme Odoo)
  • Classer les documents imprimés et électroniques (Odoo/Sharepoint)
  • Envoi de mailing
  • Suivi de dossier individuel
• Assurer un binôme avec le secrétaire de première ligne
  • Accueillir les visiteurs et répondre à leurs demandes
  • Gérer les appels téléphoniques (entrants et sortants) en français et néerlandais
  • Réceptionner, rédiger et transmettre les courriers et les e-mails de la boîte générale
  • Gérer l’agenda des salles
• Autres
  • Participer occasionnellement aux réunions, prendre des notes et réaliser des PV (conseil central et comité de stratégie)
  • Assurer l’accompagnement pratique des représentants lors de colloques externes (billets d’avion, visa, rapport etc.)
  • Gérer le suivi du renouvellement des cartes de résidence
  • Assurer le suivi des demandes de consultation d’archives
  • Encoder et modifier les informations à la Banque Carrefour des Entreprises
  • Aide, classement et encodage pour d’autres services
  • Réalisation de petites tâches utiles à la vie du bâtiment

Profil d’entrée

Avoir un bachelier (ou équivalent en expérience)

Min. 5 ans d’expérience

Justifier d’une expérience professionnelle probante dans l’exécution autonome de tâches administratives telles que : suivi de dossiers, vérification de données, gestion du courrier entrant/sortant, permanences téléphoniques, encodage de données, classement, …

Justifier d’une bonne compétence rédactionnelle (niveaux orthographique et grammatical bien développés)

Avoir la possibilité de rassembler, traiter et restituer correctement l’information dans les délais impartis dans un nouvel environnement professionnel

Être bilingue Français – Néerlandais (Minimum requis pour le Néerlandais – Niveau B2)

Avoir une connaissance suffisante de Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, Powerpoint, Sharepoint)

Une connaissance préalable de la structure et de l’institution serait appréciée, mais n’est pas obligatoire

Etre familier avec les systèmes de base de données ou être disposé à se familiariser avec eux

Avoir les compétences de savoir-être suivantes :

• pouvoir faire preuve d’autonomie et de capacité d’adaptation en cas de situation inédite ;
• être capable de travailler en équipe ;
• être rigoureux dans l’accomplissement de ses missions ;
• allier dynamisme et organisation ;
• être prêt à faire preuve de flexibilité en cas de nécessité ;
• souriant et de bonne humeur.

 

Procédure

Présentation du certificat de bonne et vie mœurs vierge lors des entretiens (modèle 596-2)

 

Salaire, conditions et avantages

Salaire de secrétaire d’un culte reconnu via le ministère de la Justice (Suivi du barème de la CP 319.01 échelle A2). Le poste est basé à Bruxelles. Facilement accessible en train, tram, bus et métro.

Prestations hebdomadaires moyennes de 38h avec des plages flottantes allant de 07h00 à 18h30. Un jour de télétravail tous les vendredis.

Régime de vacances : 21 jours, semaine entre Noël et Nouvel An et possibilité de jours de récupération supplémentaires.

Avantages : intervention dans les frais de déplacement domicile-lieu de travail, prime de télétravail.

Nous offrons

• Une autonomie de travail,
• Une ambiance de travail chaleureuse et inclusive,
• Un réel esprit d’équipe,
• Une attention au bien-être de tout.e.s.

 

Intéressé.e?

Envoyez votre candidature (CV – lettre de motivation) à l’adresse president@protestant.link avec pour objet « Candidature Secrétaire ». Nous l’examinerons avec attention!