Une bonne conservation des archives est nécessaire pour des raisons administratives, légales et patrimoniales. Le conseil synodal engage les paroisses, districts, groupes de travail et commissions fonctionnant au sein de l’Église à veiller à la conservation de leurs archives. Ils peuvent s’adresser au Centre pour toute question concernant les méthodes d’archivage :
- que faut-il conserver,
- de quelle manière,
- sur quel support (papier ou informatique), etc.
Pour les paroisses : les archivistes ont rédigé un syllabus pour les églises locales reprenant les lignes directrices de l’archivage. Téléchargez ce syllabus ici. En cas de difficulté, les responsables de paroisses peuvent s’adresser au Centre d’Archives Protestant Boudin-Willems.
Si des paroisses sont approchées par des centres, organisations ou particuliers qui leur proposent de s’occuper des archives locales, le Conseil synodal leur demande instamment de l’en informer et de ne pas accepter.
Pour les districts, commissions, groupes de travail : si les archives sont menacées (par exemple lors d’un changement de secrétaire ou de président), elles peuvent être versées au centre d’archives protestantes, de préférence avec un relevé rapide des archives versées.
Verser des archives au Centre : Il arrive qu’une paroisse, une association, un particulier… envisage de faire un versement d’archives à l’EPUB (par exemple parce qu’elles sont menacées de destruction). Le Centre est intéressé à priori par les documents concernant la présence protestante en Belgique. Mais il fonctionne avec des budgets et infrastructures limités. Avant d’accepter les archives, nous avons besoin de certains renseignements. Pour cela, merci de compléter ce formulaire : Form. dépot – neerlegging
