Nous continuons à découvrir les services de l’EPUB. Après la comptabilité, c’est au tour de l’équipe du secrétariat de se présenter : Laetitia, Khaoula et Ben travaillent d’arrache-pied au service de l’EPUB. Oui, mais dans la bonne humeur ! Après le départ à la pension de Bea Baetens et de Christine Van Belle, la relève est assurée avec brillo !

 

Le nouveau secrétariat de l’EPUB relève tous les défis avec le sourire

Nombreux sont les membres de l’EPUB qui ont des contacts réguliers avec le secrétariat. Au gré des mails et des réunions Zoom, chacun.e a pu prendre connaissance avec la nouvelle équipe de secrétaires de choc de la rue Brogniez.

 

Seconder et accueillir

Le président est assisté dans les tâches stratégiques par une secrétaire. Depuis le départ à la pension de Bea Baetens, c’est Laetitia Lassman qui tient ce rôle : elle suit de près le calendrier du président et ses dossiers, aide à mettre en avant les priorités, dresse les PV des réunions du Conseil Synodal et du Conseil central. C’est également elle qui dresse la liste des traitements. Ce rôle suppose d’avoir non seulement de la rigueur mais aussi une bonne vue d’ensemble. D’ailleurs, les Nouvelles Synodales, envoyées aux pasteur.e.s et aux consistoires, font l’objet d’un travail d’équipe géré par le président et sa secrétaire.

Le fonctionnement de l’EPUB en tant qu’organe national comprend évidemment un niveau plus administratif, qui n’est pas lié directement à la stratégie, par exemple l’établissement des listings, les annuaires, la prise de rendez-vous, les liens pour les réunions zoom, les envois de documents… c’est le rôle de Khaoula El Mounkad. Les visiteurs et les personnes qui appellent ont généralement d’abord contact avec elle.

 

Une charge de travail toujours plus importante et plus complexe au fil des années

Il y a quelques années, deux secrétaires se partageaient l’ensemble des tâches. Aujourd’hui, ce n’est plus possible. Depuis 2003, la tutelle des cultes est descendue du niveau fédéral au niveau régional, il y a beaucoup plus de contacts, notamment sur des questions de législation, des invitations à faire connaissances, etc.

Comme l’explique Steven H. Fuite, président du Conseil Synodal : « Il nous faut à présent tenir compte des règles et des habitudes de non pas une mais de 4 entités, qui ont chacune une approche différente des cultes. Le nombre des rencontres et de réunions s’est lui aussi multiplié. Il fallait une troisième personne dans l’équipe. »

Ben Verhoeven traduit les textes de l’EPUB dans les trois langues nationales. C’est presque un job à plein temps.

Presque, parce que Ben et Khaoula ont encore une fonction supplémentaire. Depuis le départ de Christine Van Belle à la pension, l’enseignement a été partagé entre les différents secrétariats du CACPE. Le Synode Fédéral s’occupe de l’enseignement francophone. L’enseignement néerlandophone est confié à Khaoula et l’enseignement germanophone à Ben.

 

Travailler dans la transparence et se soutenir mutuellement

Chaque semaine, même pendant les confinements, l’équipe du secrétariat se réunit avec le président et l’administrateur général, Christophe Luyten. Ce qui permet de partager les difficultés et les joies du métier. C’est aussi un moyen de toujours bien avoir en tête les missions en cours auprès de ses collègues.

 

Au cœur du travail, l’Assemblée Synodale (AS)

Les assemblées synodales rythment l’année bien remplie de l’équipe. Ainsi, le président et le secrétariat exécutent les décisions de l’Assemblée et préparent l’Assemblée Synodale à venir, avec notamment la réalisation des documents synodaux.

En mai/juin, le Conseil Synodal doit avoir fini son rapport à présenter à l’AS, avec des propositions de décisions à prendre par cette dernière.

A côté de ce document principal, il y les documents financiers (comptes et budgets). On rassemble et traduit tous les rapport des Groupes de Travail, Commissions et Coordinations, la liste de tous les pasteur.e.s et de toutes les délégations internationales. A cela viennent encore s’ajouter les rapports de commissions du CACPE (Commissions Hospitalières, Enseignement, Établissements Fermés et Défense).

 

Une équipe prête à relever les défis

Il a suffi de quelques mois aux membres du secrétariat pour trouver leur place. Une rapidité nécessaire, car Bea Baetens connaissait l’EPUB comme sa poche après 42 ans de carrière.

Un véritable chalenge, comme le racontent Laetitia et Ben : « il a fallu se souvenir des nombreuses procédures complexes et les appliquer correctement. »

Laetitia souligne aussi qu’il est important de trouver le bon ton pour communiquer : « un style de communication professionnel et sans chaleur ne convient pas ici, où l’ambiance est très familiale. Même si le niveau de professionnalisme attendu est élevé. Il est parfois difficile de trouver le bon équilibre. »

 

Un cadre de travail agréable

Toute l’équipe (ce n’est d’ailleurs pas limité aux membres du secrétariat) se réjouit de l’atmosphère de travail détendue et spontanée. Et Laetitia de mentionner « un patron, le président, qui semble toujours être de bonne humeur. »

La souplesse de l’organisation est également très appréciée, comme le dit Khaoula « L’autonomie au travail est un atout non-négligeable pour se sentir bien dans l’entreprise. Quitter le bureau un peu plus tôt en cas d’imprévu ou d’obligations, ça n’a pas de prix ». La jeune femme apprécie aussi l’espace de travail serein et propre.

 

Souhaitons chaleureusement à cette nouvelle équipe de belles années de travail au sein de l’EPUB, toujours dans la bonne humeur ! L’avenir réserve encore de nombreux challenges.

Laetitia Lassman en voit au moins deux : « l’évolution digitale permettrait de réduire les montagnes de papier et de rendre un grand nombre d’informations accessibles par voie numérique. Une structure (administrative) moins compliquée serait plus facile à suivre pour les parties internes et externes…  Ceci dit, ajoute-t-elle avec un grand sourire, je ne pense pas que ce dernier point soit réaliste. » Qui sait ?

 

Jean-Guillaume DeMailly

Chargé de Communication

Photos : Laetitia, Khaoula et Ben